Curso de Organización Estratégica. g- Trabajo en equipo.

Tema 7.TRABAJO EN EQUIPO

En los puntos anteriores hemos definido la Finalidad y la Cultura de la Organización, su posicionamiento en la Sociedad y las Estrategias para llevar a cabo la finalidad. También analizamos la importancia de la Motivación, de la Participación y de la Comunicación.

En los temas restantes nos abocaremos al punto fundamental de la Conducción de la Organización, al Liderazgo y los elementos formales de la conducción. Pero antes planteamos la propuesta de la necesidad de trabajar en equipo, tanto los miembros en general de la ORG, como su cuerpo directivo. La propuesta es que todos aprendan a trabajar en equipo y lo hagan efectivamente.

7.1. EQUIPO O GRUPO OPERATIVO PARTICIPATIVO

En las organizaciones sociales y políticas es fundamental aprender a democratizarse mediante el trabajo que constantemente se hace en grupos y reuniones. Ese es el taller donde se aprende a participar y a escuchar a los otros, buscando consensos y elaborando propuestas comunes. Es la democracia puesta en práctica. Lo esencial es que el grupo de gente se transforme en un verdadero equipo, pues se puede estar en un grupo sin que haya trabajo en equipo (cada uno hace su tarea y punto).

Para que haya “equipo” o “grupo operativo” es necesario:

-Tener un propósito u objetivo común. El equipo se constituye para algo. Cuando un equipo está bien armonizado, hay una dirección coordinada y las energías individuales se aúnan desde un propósito común y una visión compartida.

-Tener un programa determinado para ejecutar el objetivo. Los objetivos imprecisos (en tiempo, recursos, etc.) suelen ser sólo buenas intenciones.

-Participación coordinada de todos los miembros.

-La disciplina del trabajo en equipo supone dominar la práctica del diálogo y de la discusión creativa.

En el diálogo se escucha atentamente al otro y se suspenden las perspectivas individualistas. En la discusión creativa se defienden las propias perspectivas y se busca la mejor forma de resolver un problema.

El objetivo del diálogo es trascender la comprensión de un solo individuo, de tal modo que todos ganan. Se sale de la postura de la oposición para pasar a la nueva mentalidad de construcción creativa.

Se pone bajo la lupa la propia comprensión de un problema para dar paso a un análisis libre y abierto a la realidad, sin prejuicios ni preconceptos. O sea, revisar los propios pensamientos y abrirse a los pensamientos de los demás desde una relación simétrica, sin sentirse dueños de la verdad por el hecho de ser autoridad o líder.

El grupo se transforma enequipo”

en el mismo momento en que actúa unificando y coordinando las tareas

desde una propuesta común

Esto no significa que necesariamente siempre hay que actuar en el mismo lugar y tiempo, pues también se puede actuar en equipo conectándose por teléfono, por medios electrónicos o mediante una preprogramación. A su vez, una tarea continua en el tiempo puede ser hecha en equipo aunque sus miembros se vayan turnando en la ejecución.

De todos modos, las reuniones presenciales siguen siendo imprescindibles.

En todo equipo, ocupa un rol especial el Coordinador del mismo, cuyo rol examinaremos luego.

Por lo tanto, se trata de aprender la práctica sociopolítica abordando los problemas y temas como equipo, o sea, con la participación de todos y en todo momento.

Digamos que, de entrada, siempre el Grupo (G) tiende a ser dependiente del Coordinador (C) esperando recibir todo de él. Por eso el C debe procurar que los participantes se relacionen entre sí analizando los temas con su propia capacidad, iniciativa y creatividad. Esto es fundamental: cada uno debe ser sujeto creador, con autoestima de su pensamiento y de sus palabras.

Vale lo que piensa y dice, porque es su pensamiento y su palabra.

O sea, el verdadero instrumento del aprendizaje es el propio sujeto, el hombre total, con sus pensamientos, sentimientos, actitudes y palabras. El C procura seguir todo el proceso del grupo: no sólo lo que aprende y hace, sino cómo lo hace, cómo se relaciona con los otros, cómo participa y se muestra solidario. De esta manera todo el equipo se va transformando en sujeto de aprendizaje y acción, un equipo que más que sumar ideas personales, las integra.

Siempre que hablamos de aprender, como explicaremos después, no nos referimos a un conocimiento teórico, sino a una práctica social y política, sea para elaborar diagnósticos de situación, sea para resolver problemas cotidianos que se presentan, o para elaborar proyectos.

7.2. PARTIR DEL ESQUEMA REFERENCIAL OPERATIVO (ECRO)

Cada participante trae al grupo un caudal de conocimientos, experiencias y vivencias desde las cuales interpreta la realidad.

Siguiendo a P. Rivière, a ese caudal lo llamamos Esquema (más o menos integrado y armónico) Referencial Operativo, porque es el punto referencial desde donde se actúa en la realidad. Cada uno actúa según una percepción de la realidad, una ideología o manera de interpretar la vida y la política.

El C debe partir siempre de ese ECRO, de ese esquema conocido por el sujeto, pero a menudo con preconceptos y prejuicios que nunca cuestionó ni sobre los que hizo un análisis crítico.

Esta es la principal tarea del C: ayudar a salir de una conciencia ingenua y a-crítica para pasar a una conciencia crítica, cuestionando el modo “natural”de ver la realidad, para analizarla con mayor detenimiento y ver las causas de lo que sucede.

Por lo tanto: evitar el dogmatismo, las verdades absolutas, y abrirse a un nuevo pensamiento y acción con el aporte de todo el Grupo.

No podemos aprender si no revisamos dónde estamos y si no queremos cambiar.

Aprender es cambiar.

El C debe señalar las contradicciones en el ECRO (ideología espontánea de cada uno) y la falta de coherencia entre un pensamiento y otro, entre lo que se piensa y lo que se actúa. Lo que vale es la ideología con la que se actúa, no la declamada. Por lo tanto, la coherencia con la forma de pensar.

Tiene que dejar gran libertad para que cada uno se maneje con su forma de pensar y hablar, con sus convicciones políticas, sin censurar previamente ni imponer un solo criterio.

En cambio, avanzar con el G hacia formas nuevas y más críticas.

7.3. QUÉ ES “APRENDER”

En general, aprender es un complejo proceso que nos lleva a cambiar y modificar, tanto nuestra forma de pensar, como la de sentir y actuar. Este cambio-aprendizaje implica:

a) Incorporarnos con todo nuestro ser: pensando, sintiendo y actuando. Recordar que no hay conciencia sociopolítica si no se llega a un actuar coherente y comprometido (sentido) de acuerdo a una manera de pensar e interpretar la realidad.

Superar la censura de pensar con la cabeza del otro, de no sentir lo que realmente se siente, etc.

b) Adquirir coherencia entre lo que se piensa y lo que se siente, lo que se siente y piensa y lo que se actúa; lo que se dice y lo que se hace, etc. Es decir, el aprendizaje no sólo cambia una forma de pensar, sino también de sentir y de hacer. El aprendizaje modifica al sujeto mismo.

c) Es fundamental pensar con la propia cabeza, única forma verdadera de “pensar”. Superar el miedo a pensar lo de uno, aunque sea distinto a lo de los otros, especialmente a lo ya dado por la autoridad o “los que saben”. Lo cual supone un clima de libertad y serenidad en el G.

Que sea un pensar constructivo, no contra otros (tendencia a las discusiones estériles) sino para algo positivo; pensar sumando ideas, teniendo en cuenta el punto de vista del otro y aprendiendo del otro.

e) Aprender implica escuchar a los otros, escuchar desde adentro (no sólo oír con la oreja), escuchar valorando al otro y aprendiendo a tolerar el disenso sobre muchas cuestiones, pues nadie “tiene la verdad”. La verdad se construye. Aprender a escuchar y relacionar lo nuevo que nos llega de los otros con lo que nosotros ya tenemos. Unir ideas, armonizarlas, abrir el campo de percepción de la realidad. Estar siempre abiertos…

g) Aprender es instrumentalizar los conocimientos, o sea, conectar las ideas con la práctica, el pensamiento con la acción. Jamás, y menos en la actividad socio-política, deben estar separados.

Cada encuentro tiene que ser la puesta en marcha de un proceso de acción, de cambio en algo, de transformación de uno mismo y de la realidad.

Se aprende partiendo de la realidad y de la acción, de los conflictos existentes, de los problemas y cuestionamientos. Aprender a indagar e investigar la realidad, a ver sus causas y los posibles efectos.

Después analizarla e interpretarla con los aportes de todo el grupo.

Finalmente, volver a la acción y al problema con una nueva manera de ver y de hacer. Es el aprendizaje que lleva al cambio.

Que el C controle el exceso de palabras (verbalismo), las discusiones por el gusto de discutir, la pura dialéctica, los pensamientos estereotipados (lo que siempre se pensó sin cuestionar nunca), y también el puro accionar sin pensar y sin planificar.

O sea: pensamiento crítico y creativo + acción planificada y racional.

7.4. PAPEL DEL COORDINADOR

7.4.1.- En general

Todo grupo organizado requiere la presencia de un Coordinador, cuyos roles enunciamos:

Su principal rol es el de facilitador de todo este proceso, alentando el pensamiento creativo del grupo y permitiendo la libre expresión de todos.

Nunca acapara la conversación ni monopoliza las ideas y la verdad. El también debe aprender del grupo y de sus aportes.

Jamás descalifica el pensamiento de nadie y alienta el esfuerzo creativo del grupo, cualquiera sea su condición cultural.

Facilita el diálogo permanente, sabe hacer preguntas y cuestionar, llama la atención sobre tal o cual asunto descuidado o sobre ciertas contradicciones. Explica palabras difíciles en su concepto o nuevas.

Está atento a la realidad de todos los días desde los diarios y otros medios de comunicación, para que cada encuentro sea sobre una realidad viviente y actual.

Finalmente, alienta al grupo y está atento a posibles conflictos de comunicación (gente que acapara la conversación, discusiones tontas, gente que tapa la boca al otro, que no escucha, etc.). En todos los casos: señala lo que está pasando y ayuda al grupo a integrarse y participar democráticamente respetando las ideas de los otros.

7.4.2 Indicaciones técnicas para la preparación y conducción de reuniones

Las reuniones son el instrumento más comúnmente utilizado en las ORGs y grupos, sea para planificar, organizar, evaluar, analizar temas, preparar encuentros, etc. La experiencia nos dice que muy pocas reuniones son realmente productivas, al menos en la medida que debieran serlo. Consideradas casi como una rutina “fácil”, se descuida totalmente su preparación y terminan siendo un elemento de cansancio y hartazgo.

De allí la necesidad de que el Coordinador prepare convenientemente las reuniones, con lo cual, no sólo se evita perder tiempo, sino que se consigue dinamizar la marcha del equipo.

a) Preparación de la Reunión:Algunos aspectos importantes a considerar son:

1. Clarificación del encuadre, lo que supone definir:

-Los objetivos de la reunión (para qué nos reunimos). Es mejor no reunirse si esto no se tiene en claro. Las reuniones no son una rutina: son una necesidad y un medio.

-Las técnicas que se prevé utilizar en función de los objetivos (exposición, trabajo en grupos, análisis de casos, etc.)

-El tiempo disponible para la reunión, de modo que todos los temas puedan ser tratados cumplidamente. Muy frecuentemente hay exceso de temas para el tiempo disponible, de modo que se dejan temas sin tratar o se lo hace superficialmente. Por lo tanto:

-El encuadre de espacio y el horario de inicio y de terminación. Ser estrictos en la puntualidad.

2. Adelanto de los temas o agenda a tratar

Lo ideal es que el Coordinador entregue la agenda antes de la reunión para que los participantes vengan mejor preparados para los temas a desarrollar. Es importante:

Proporcionar el objetivo de la reunión y los datos fundamentales

Indicar pautas si fuere necesario (especialmente si se discutirán temas o resolverán conflictos), lanzar algunas cuestiones o preguntas preparatorias, o enviar un documento borrador de trabajo.

b) Conducción de la reunión. Roles del Coordinador

-El coordinador debe coordinar, o sea, ordenar el debate, dar la palabra por orden, conciliar posiciones y mantener el rumbo de la reunión.

-Necesita un secretario que vaya tomando notas y haciendo resúmenes de tanto en tanto, y un resumen final. Coordinador y secretario deben funcionar como un equipo perfectamente sincronizado.

-El coordinador de la reunión, especialmente si ésta es importante o conflictiva, debe ser por lo general una persona neutral, que dé participación y coordine el debate, pero que no tenga autoridad especial ni palabra definitoria, a fin de preservarse la libertad de todos a hablar y la libertad del o los líderes a opinar. En reuniones de juntas directivas, si coordina el presidente, debe dejar en claro cuando habla si lo hace como coordinador o como autoridad o como una opinión más. En reuniones que se ven muy difíciles y de fuerte discusión, siempre es recomendable un coordinador neutral o, en su defecto, el mismo secretario.

-Explicitar el encuadre: objetivos, momentos y técnicas previstas, tiempo disponible, modo de evaluación.

-Animar las distintas actividades programadas con la suficiente flexibilidad para adecuarlas al desarrollo de la reunión.

-Utilizar para ello técnicas sencillas de trabajo en grupo, dando consignas muy claras y concretas, y ayudando en la puesta en común para que el grupo vea las coincidencias, las novedades aportadas y los disensos que hay sobre un tema. Tiene que dar gran importancia a la puesta en común para que todo el material de los pequeños grupos sea incorporado y para que se llegue a ciertas conclusiones que hacen crecer al grupo. De nada sirve el trabajo en grupitos sin este esfuerzo de síntesis, donde también se aclaran las ideas, se responden a las preguntas y se hacen nuevos cuestionamientos.

-Realizar el cierre de la reunión (algo muy descuidado): que puede ser una síntesis y/o evaluación de la misma. Una reunión no termina porque la gente se va o a medida que los participantes se van yendo, sino que supone un tiempo especial de cierre, y este es el tiempo más importante de la reunión porque significa el producto que se ha elaborado durante el tiempo de la reunión.

Una reunión de trabajo supone que se trabajó para algo, y ese algo debe ser concreto y bien visualizado, de modo que en la próxima reunión se pueda evaluar si se cumplió lo propuesto, si hubo seguimiento y control, etc. Por lo tanto, no alargar el tiempo del debate y de las exposiciones para que el cierre de elaboración conjunta tenga todo el tiempo necesario. Se supone que el debate previo es un simple medio para lograr un resultado común y concreto.

-Anunciar la próxima reunión (si hubiere caso) y la agenda correspondiente.

c) Malas reuniones: defectos más comunes

Falta de objetivo claro y preciso. La gente no sabe a ciencia cierta para qué es la reunión o cada uno tiene un objetivo distinto.

Falta de orden del día, de modo que los temas van saliendo sobre la marcha en desorden y sin criterio alguno.

Falta de preparación en ciertos temas que requieren un tratamiento especial, de modo que el grupo no avanza y tiene la sensación de estar perdiendo el tiempo.

No se resuelve tema por tema, sino que se suman las intervenciones sin que se llegue a nada concreto. La reunión se transforma en una pista de oratoria.

Los participantes se van por las ramas, no respetan el tema que se trata (son impertinentes) y cada uno tiene premura en decir lo suyo sin atender a lo que se está proponiendo. Hasta hay participantes que se retiran una vez que hicieron uso de la palabra.

No hay cierre de temas ni de reuniones, que se transforman en un puro debate o exposiciones sin llegarse a conclusión alguna. Siempre es preferible llegar a un punto concreto que no abundar en exposiciones que dejan todo como al principio.

No se utilizan otros recursos además de los verbales, como por ejemplo: un pizarrón para anotar ideas o propuestas y para buscar coincidencias; material escrito previamente; estadísticas o discursos que pueden ser leídos previamente por cada uno, etc.

El coordinador hace varias tareas al mismo tiempo: coordina al grupo, hace de secretario, saca conclusiones y decide estrategias, etc.

El coordinador es al mismo tiempo líder del grupo, de modo que cuando habla no queda claro si habla como coordinador, como líder o como un miembro más.

7.5. EVALUACIÓN DEL TRABAJO EN EQUIPO

La evaluación, una tarea harto descuidada, es esencial para la buena marcha del grupo, pero debe ser realizada desde los esquemas que hemos planteado a lo largo del curso, es decir, con participación de todos y sentido de autocrítica y crecimiento. No tendría sentido, por ejemplo, una evaluación sólo desde la productividad, del éxito o desde la pura censura.

Siguiendo a Pichon Rivière, presentamos un esquema que no sólo es muy completo e integral, sino también de fácil realización.

La idea es evaluar toda la dinámica del grupo y cada uno de sus niveles:

a-Grado de pertenencia al grupo, y por lo tanto, grado de corresponsabilidad con la tarea del grupo. Es el nivel de la identificación con el grupo y sus objetivos. Puede haber varios niveles, desde los muy comprometidos hasta los que no terminan de entrar…

b-La productividad y eficacia en la tarea grupal, la cooperación de cada uno según el objetivo común y el rol de cada uno; ver si hubo complementación con los otros, dedicación, buena planificación, etc.

c-La eficiencia y pertinencia que -hace a la productividad: si el grupo o cada uno se concentró en su tarea (si fue pertinente), si finalizó lo propuesto con suficiente calidad, o si hubo dispersión, divagaciones, etc. A menudo el grupo trabaja mucho o mucho tiempo, pero no produce ni rinde. O sea, no se trabaja de una forma racional en la utilización del tiempo, dinero, recursos humanos, método, etc.

d-El nivel de aprendizaje propiamente dicho: si el grupo modificó sus esquemas internos y actitudes, y respondió a las expectativas. O si hubo exceso de información, o de teorizaciones, o falta de tiempo para asimilar, confusiones, etc.

e-El nivel de comunicación interactiva: si hubo diálogo de todos con todos, con el coordinador, si hubo libertad de expresarse, ambiente sereno, acaparamiento de la palabra por pocos, discusiones improductivas, enfrentamientos, etc.

f-La disposición actual del grupo: cómo se siente para seguir adelante, disposición para nuevos emprendimientos, ambiente afectivo, entusiasmo, etc.

ACTIVIDAD Nro. 7

1. Analice si existe en su ORG trabajo en equipo, tal como lo hemos definido, en qué casos o circunstancias, o en forma permanente.

2. Evalúe la forma de trabajar en equipo de acuerdo a los criterios dados (conocimiento mutuo, participación de todos, creatividad, decisiones compartidas, información, comunicación…). Vea los defectos más comunes y tópicos a corregir tanto en los grupos como en los coordinadores.

3. Vea si se hace evaluación del trabajo de equipo, cómo se hace y con qué resultados.

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