Curso Taller de Planificación estratégica. h- Ejecución, control, evaluación.

Paso Intermedio: DISCUSIÓN CON LA COMUNIDAD

Este paso se realiza cuando el equipo que elabora el proyecto depende de una organización mayor o está realizando un servicio a una comunidad cuya colaboración es conveniente.

-En primer lugar, es necesario tomar conciencia de la importancia de presentar el proyecto a la comunidad para que lo conozca, se identifique con él y lo haga suyo.

-Se puede hacer una reunión con la mayor cantidad de personas, especialmente las que tienen capacidad de decisión en el ámbito en que se va a desarrollar el proyecto.

-La presentación del proyecto debe estar bien preparada, para que todos capten de manera sencilla sus contenidos básicos.

-Presentado el proyecto, se puede pedir a los asistentes que hablen entre sí sobre cómo les ha parecido el proyecto y qué sugerencias hacen. Se les pide que las expresen en público y se toma nota de todo. Después se hacen los ajustes del caso al proyecto.

-Se puede aprovechar para concretar la cooperación de otros actores.

En general, tener presente, de todos modos, que es importante presentar el Proyecto a otras personas o instituciones calificadas para que lo revisen y hagan sus observaciones. Es una medida de prudencia.


Paso12:EJECUCIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN

1. Ejecución

La Programación, por más que esté bien realizada, no es una varita mágica que opera por sí misma. Es solamente un instrumento que debe ser ejecutado. ¡Cuántos proyectos y programaciones duermen en los archivos de tantas organizaciones!

La ejecución es el proceso centrado en el “hacer”, en el cual se cumplen los compromisos de las instancias planificadas, se implementan las actividades y se logran los resultados esperados, de acuerdo a los criterios, los tiempos, los responsables y los recursos previstos en la planificación.

Como es bien sabido, esta ejecución no es rígida y automática, pues también implica modificar la planificación de acuerdo a las circunstancias internas y externas (sean oportunidades o amenazas) que inciden en el programa, de modo que los responsables o actores principales deben coordinar estrategias que viabilicen lo planificado para conseguir los resultados previstos.

Esta ejecución tiene su propia lógica, condicionada por la capacidad de los ejecutores y por otras circunstancias coyunturales que se pueden presentar.

Todo esto supone una eficiente Conducción (Equipo de Gestión) y un buen control, supervisión y asesoramiento.

Es lo que se llama eficiencia creativa, que comprende:

-Habilidad para percibir y tratar los problemas, conductas, actitudes y necesidades de las personas que tienen que ver con la ejecución del proyecto.

-Flexibilidad para ajustarse rápidamente a situaciones cambiantes y a imprevistos.

-Capacidad de aprovechar las nuevas situaciones para seguir avanzando hacia el logro de los objetivos.

-Capacidad de análisis: apreciación crítica de un problema, analizándolo en sus partes y dentro del conjunto.

-Capacidad de síntesis: para integrar todos los elementos y partes que constituyen una unidad.

2. Sistema de Control y Seguimiento del proyecto. Consideraciones generales

“La evaluación de un Proyecto es la indagación y valoración continua de los procesos, resultados e impactos de la planificación y de su ejecución. Su finalidad es generar información, conocimiento y aprendizaje para alimentar la toma de decisiones oportuna y pertinente, a fin de garantizar la eficacia, la eficiencia y la calidad de los procesos, los resultados y los impactos de ese programa” (Gestión integral de Programas Sociales”, (Siempro, a quien seguimos en este punto y siguientes)

El sistema de control tiene como objeto asegurar la marcha del proyecto, lo cual nos permitirá tomar las decisiones necesarias en cuanto a posibles modificaciones y problemas que pudieran presentarse, y sobre todo, medir si vamos a lograr los resultados esperados.

La evaluación de un proyecto tiene 3 momentos:

-Evaluación de la planificación: es la que realizamos en el paso 10, asegurándonos que el proyecto tenga las mejores condiciones de viabilidad.

-Evaluación de la ejecución

-Evaluación de los resultados e impacto.

Por lo tanto, se trata de una evaluación integral y permanente.

Nunca insistiremos lo suficiente en la necesidad de supervisar las tareas y sus metodologías, y en hacer una evaluación permanente del proyecto, como también evaluaciones parciales (mensuales, trimestrales) para realizar, finalmente, la evaluación de todo el proyecto, no sólo en la productividad en sí misma, sino en los otros aspectos que tienen que ver con la calidad y la buena relación entre los actores.

Todos los expertos en el tema coinciden en afirmar que en nuestro país hay una débil cultura de evaluación, y también podemos agregar, una débil cultura de la organización y de la planificación. Predomina, en cambio, la improvisación y la estrategia de “apagar incendios”, de tal modo que los problemas se enquistan estructuralmente, sus síntomas se vuelven repetitivos, como son repetitivas las “fórmulas” para aquietarlos temporalmente

En todo caso, la evaluación sólo se realiza al terminar el proyecto según sus resultados, cuando ya los errores cometidos son irreparables o cuando solo se puede constatar el fracaso del proyecto.

Incluso, con mucha frecuencia, simplemente no existe evaluación, con todo el superfluo derroche de dinero y energías que esto implica, o se entiende a la evaluación como un examen, control o imposición externos que hay que cumplimentar ante determinadas autoridades para no sufrir una sanción, pero no como un requisito interno de la misma planificación y gestión, y como un instrumento necesario para que el proyecto se realice con la mayor eficacia y eficiencia.

En consecuencia, la evaluación integral debe tener estas características:

-tener un carácter permanente y sistemático;

-generar información relevante para la toma de decisiones de los distintos actores con la finalidad de mejorar la calidad y la eficiencia de los resultados, haciendo oportunamente las debidas correcciones.

-Y desde el punto de vista institucional, busca mejorar las capacidades preexistentes, generando un constante aprendizaje de la gestión, tanto en la institución como en los individuos que la componen. El buen resultado de un proyecto permite, al mismo tiempo, tener mejores posibilidades de éxito para futuros emprendimientos.

Por ser proceso permanente, la evaluación se inicia ya en el mismo momento de identificar el problema que da origen al proyecto, y a partir de allí acompaña a todo el proceso hasta la obtención de los resultados esperados. La metodología que hemos propuesto incluye y supone, por cierto, este criterio evaluatorio.

Por lo tanto, la evaluación no es una “tarea” que se realiza cuando termina un proyecto, sino un proceso que acompaña a todo el programa desde su inicio hasta su finalización. Si comparamos a la planificación y gestión con una rueda, con varios cuadrantes internos, la evaluación es el precinto que rodea a la rueda y le da consistencia. Sin ella, la rueda se quiebra y deshace; y es ese precinto el que permite a la rueda el girar y avanzar hacia delante.

En general, cómo se realiza la evaluación

Básicamente la evaluación consiste en formular y contestar preguntas precisas con respecto a uno o a varios aspectos determinados del proyecto, tanto de su planificación, como de la ejecución y obtención de resultados de acuerdo a los objetivos fijados.

La formulación de esas preguntas se realiza en el diseño de los instrumentos de control y evaluación, identificándose además las fuentes y los métodos de recolección de información.

Es decir, se parte de una pregunta precisa (ej. ¿estamos seguros de haber identificado las causas principales de este problema? ¿Hemos gastado el dinero previsto en esta etapa?) y se da la respuesta, teniéndose en cuenta la mayor información posible, que primero se recoge, y luego se procesa e interpreta.

Entre los instrumentos de control, enumeramos:

1La elaboración de un conjunto de instrumentos de registro de información sobre las actividades. Por ejemplo: sobre operaciones realizadas, número de participantes, dificultades, tiempo invertido, dinero gastado, etc. Cada responsable lleva una hoja de registro y entrega copia al coordinador en forma diaria, semanal, etc.

2Hacer un seguimiento constante del Cronograma de Actividades

3Planificar reuniones, preferentemente semanales, para revisar el avance del proyecto.

4Utilizar los Indicadores de resultados a los que aludimos en el Paso 4, especialmente para evaluar la tarea terminada y ver si se han cumplido todos los objetivos.

La utilización de los instrumentos 1, 2 y 3 es fundamental porque se van corrigiendo los errores sobre la marcha. Esperar a hacer la evaluación recién sobre producto terminado es correr el riesgo de haber trabajado en vano.

Terminada la fase investigativa, corresponde al equipo de gestión el dar un juicio valorativo sobre el punto en cuestión para tomar luego las decisiones del caso. Es decir, la evaluación no es una simple crítica de lo que se está haciendo; siempre es una herramienta para tomar una decisión, sea para continuar sin cambios, sea para corregir el rumbo o aplicar algún ajuste.

Desde ya que esas decisiones que se toman dependen de si el programa está en su faz inicial de programación, o en su etapa de ejecución o finalización.

En este sentido, la evaluación proporciona información para tomar decisiones respecto a:

-La consistencia de la planificación

-La viabilidad de las actividades

-El cumplimiento de las estrategias, actividades y tareas dentro del cronograma fijado y según el presupuesto establecido

-La valoración que hacen los actores plenos y los beneficiarios

-La eficacia de los impactos

-La posible modificación de lo planificado y de lo que se está ejecutando.

Sintetizando: La evaluación continua tiene tres momentos:

-Durante la planificación del programa: analizando si se siguen todos sus pasos, si el diagnóstico es acertado, si el proyecto es viable, si los recursos son suficientes, etc. Lo realizamos en el paso 10.

-Durante la ejecución del programa: si se cumplen los objetivos y metas o las actividades y tareas, si se emplea adecuadamente el presupuesto, si se usan racionalmente los recursos, etc.

-Al finalizar el programa: si se lograron los resultados previstos, si el impacto en la población es el deseado y proporcionado a los esfuerzos realizados, etc.

Quién realiza la evaluación

Este concepto integral de evaluación continua, supone evidentemente que la evaluación tiene que ser realizada por el mismo equipo de gestión y por los actores responsables del programa, que preparan los instrumentos de evaluación (listados de preguntas, reuniones periódicas, indicadores, etc.) y se encargan de ponerlos en práctica, lo que no impide ciertamente recurrir cuando fuera el caso a algunos especialistas y consultores en determinados asuntos.

Como siempre incluimos entre los actores a los beneficiarios (o sus representantes) entendemos que la evaluación debe tener muy en cuenta su punto de vista.

Hagamos ahora algunas observaciones sobre las etapas y formas de evaluación, una vez que esté iniciada la ejecución.

3. El monitoreo de la ejecución

El monitoreo consiste en el análisis periódico de la ejecución del proyecto con el objeto de establecer el grado en que las actividades y tareas, el cronograma y los resultados se cumplen de acuerdo con lo planificado.

Gracias a este control, se pueden detectar deficiencias e incongruencias, y corregir o replanificar oportunamente.

Es evidente que no todos los aspectos de un proyecto pueden ser planificados con total precisión de antemano; por eso, el monitoreo acompaña toda la ejecución para prever los cambios y ajustes necesarios en un proceso que siempre tiene que ser flexible y atento a los cambios del entorno.

Es importante tener en cuenta que este monitoreo no es una simple auditoría sobre el uso de los recursos financieros (como sucede en muchas instituciones públicas), sino que abarca todo el proceso tanto en su aspecto cuantitativo como cualitativo.

En síntesis, el monitoreo aporta información a los actores y técnicos sobre la marcha del programa, su cronograma, la utilización de los recursos y el nivel de resultados obtenidos. Con esa información el Equipo responsable puede realizar los cambios necesarios.

4. La evaluación desde la perspectiva de los beneficiarios

Esta herramienta evaluativa incorpora la perspectiva de la población beneficiaria en el proceso de análisis de las fortalezas y debilidades de los proyectos, y de los impactos que generan en la vida de esas poblaciones.

Al mismo tiempo, en el caso de proyectos sociales, las organizaciones sociales y toda la sociedad civil se van capacitando, no solo para salir de un estado de asistencialismo y de beneficiario pasivo, sino para adoptar el paradigma y las estrategias de un desarrollo autosustentable que transforma a los beneficiarios en actores fundamentales de su calidad de vida.

La evaluación desde la perspectiva de los beneficiarios es una investigación sistemática que busca generar información y facilitar la toma de decisiones para la gestión de los proyectos, sobre aspectos relacionados con:

-La adecuación entre el proyecto y las necesidades de la población, y el valor que los beneficiarios le asignan a las prestaciones del proyecto.

-Los efectos del proyecto sobre las condiciones de vida de los beneficiarios.

-El logro de resultados y el impacto generado.

-Los principales problemas, dificultades y demandas identificados por los beneficiarios.

-El grado de participación de la comunidad beneficiada en la gestión del programa.

Algunas preguntas a las que da respuesta esta evaluación:

1¿Los objetivos del proyecto se corresponden con los requerimientos de las necesidades (problemas) de la población beneficiaria?

2¿Las actividades son efectivas considerando los resultados que se van obteniendo?

3¿Cuál es el valor que los beneficiarios asignan a las prestaciones del proyecto?

4¿Cómo evalúan los beneficiarios la calidad, cantidad y adaptación de las prestaciones a las necesidades y características de la población?

5¿Cuáles son los efectos del proyecto sobre las condiciones de vida de la población?

6¿Cómo valoran los beneficiarios en grado y nivel su participación en el programa?

7¿Existen mecanismos institucionales que garanticen la participación de los beneficiarios en el proceso de toma de decisiones?

Esta evaluación con perspectiva de los beneficiarios se realiza durante toda la ejecución del programa, y muy especialmente cuando la comunidad necesita conocer aspectos específicos del mismo o cuando surgen determinadas dificultades o dudas.

Para llevar a cabo esta evaluación:

-Se determina el aspecto o los aspectos sobre los que se evaluará.

-Se identifican a los actores que participarán en la evaluación.

-Se identifican indicadores y fuentes de información, si fuera el caso.

-Se prepara un documento de base para facilitar el análisis posterior con todos los actores.

-Se realiza la evaluación con la metodología diseñada (encuestas, análisis por grupos, asambleas, etc.) y se redacta el informe correspondiente.

En esta evaluación es importante:

-Garantizar la presencia y participación de todos los actores comunitarios implicados, especialmente de los líderes, delegados y coordinadores, teniendo en cuenta sexo, edad, etc.

-Integrar en la evaluación tanto los aspectos cuantitativos como los cualitativos. No quedarse solo con números y cantidades, sino ver la calidad de las prestaciones, el respeto a la gente y la adaptación de todo lo que se hace a su mentalidad.

5. La evaluación de resultados, parcial o total

Esta evaluación permite indagar y analizar el cumplimiento de las metas previstas para cada uno de los objetivos previstos del proyecto (metas de resultado) en términos de eficacia, eficiencia y calidad de vida, para obtener información necesaria para retroalimentar el programa actual y mejorar en el futuro otros programas.

Tener presente que mediante el Monitoreo, ya se ha hecho el seguimiento de los resultados; pero ahora se profundiza el análisis del cumplimiento de metas con un corte temporal del programa (por ejemplo, 6 meses después de comenzado) y siempre al final del mismo.

Algunas preguntas a las que da respuesta esta evaluación:

1¿Se cumplieron o se cumplen los objetivos específicos previstos por el proyecto en su formulación?

2¿En qué medida se cumplieron o cumplen esos objetivos específicos?

3¿Se cumplieron o cumplen los objetivos de acuerdo a los tiempos del cronograma y según los costos previstos?

4¿Qué conclusiones y recomendaciones para la gestión de este programa y de otros en el futuro se pueden obtener de esta evaluación?

Para esta evaluación, tomar objetivo por objetivo, y comparar los indicadores de inicio con los actuales de resultado.

Hacer lo mismo con las metas previstas y las metas alcanzadas; con el presupuesto y recursos previstos y los realmente utilizados; con el tiempo previsto y el tiempo real de duración del programa.

6. La evaluación del impacto

Evaluación del impacto es el análisis que permite conocer si el proyecto ha generado cambios relevantes en las condiciones de vida de la población beneficiaria. Es decir, un programa puede obtener ciertos resultados previstos, pero después se constata que esos resultados no inciden en la calidad de vida de la gente, o inciden poco, mucho, etc.

Algunas preguntas a las que da respuesta esta evaluación:

1¿Se produjeron modificaciones en los indicadores del problema que dio origen al programa?

2¿En qué medida se produjeron esos cambios?

3¿La modificación fue generada por las actividades ejecutadas y los objetivos logrados?

Esta herramienta se utiliza, por lo general, una vez finalizado el programa o tiempo después. Esta evaluación, supone evidentemente, contar con indicadores previos al lanzamiento del programa, que luego son comparados con los indicadores post ejecución.

Es importante tener en cuenta (a eso se refiere la tercera pregunta) que se busca analizar si las modificaciones de los indicadores se deben a los efectos directos del proyecto u obedecen, en cambio, a otras causas (mejoramiento general de la economía del país, por ejemplo). En caso contrario, las conclusiones son mentirosas y falsean la realidad. Es decir, los resultados deben ser legítimos, producidos directa o indirectamente por las actividades del programa.

En este sentido, siempre hay que recordar que particularmente los problemas sociales tienen múltiples causas, algunas de ellas estructurales; por eso es difícil identificar el impacto “neto” que surge exclusivamente de una causa (un programa social, por ejemplo)

Hay que ver todo el contexto o entorno, económico, social, político, cultural, etc. Por lo tanto, un proyecto puede estar correctamente realizado y, sin embargo, fracasar en su impacto, porque las condiciones sociales y económicas se agravaron profundamente, tal el caso de la desocupación y de la pobreza que aumenta a mayor rapidez que los efectos de los programas sociales en marcha. Y viceversa, un programa social puede estar deficientemente realizado y, sin embargo la población observa mejoras importantes, las que en realidad se deben a causas ajenas al programa.

Finalmente hay que considerar el tipo y estilo de cada población y región. Un mismo proyecto puede tener gran impacto en una población y fracasar en otra, o tenerlo en determinado tiempo y no en otro. Es decir, lo que ocurre en una localidad no necesariamente se puede aplicar a otra; o lo que ocurre en un pequeño grupo o pequeño municipio, no puede aplicarse a grupos más numerosos o grandes municipios.

Para la evaluación de impacto, un método utilizado es tomar a dos poblaciones de características similares, y aplicar el programa en una de ellas y en la otra no. Después comparar si hay variables en ambas poblaciones, en la que recibió la prestación del programa y en la que no la recibió.

El otro método es, como ya se dijo, comparar los valores obtenidos antes del programa y los obtenidos después de la aplicación del programa.

Resumen final

Lo importante es controlar todo el circuito del proyecto tal como aparece en el Mapa Conceptual, o sea:

-Diagnóstico del problema

-Objetivos, posicionamiento y estrategias

-Programación (actividades, recursos y cronograma)

-Ejecución

El Circuito indica un orden lógico y cronológico.

Si vemos que el proyecto no funciona en algún momento de su ejecución, no por eso lo vamos a desechar. Veamos dónde puede estar el defecto.

-Si está en el diagnóstico, entonces todo el proyecto debe hacerse de nuevo; o hacer todas las correcciones necesarias en todo el circuito. Este es el peor caso. De allí la necesidad de un buen diagnóstico sobre el cual se apoya todo el proyecto.

-Si el diagnóstico es correcto, analizamos el objetivo, posicionamiento y estrategias de acción. Si hay que cambiar este ítem, por supuesto cambia la programación y se invalida la ejecución.

-Si el error está en la programación, se hace allí la corrección y se rediseña la ejecución.

-Finalmente, si el error está en la ejecución (ausencia del responsable, falta de pericia, etc.) entonces solamente allí se corrige, y todo el resto queda en pie.

TRABAJO PRÁCTICO 12

1. Especifique y describa todos los instrumentos de control y evaluación que se emplearán para el seguimiento del proyecto. Si se emplearán planillas de seguimiento, describa alguna.

2. Especifique y describa todos los instrumentos de evaluación que se emplearán al finalizar la ejecución del proyecto.

• • •

Como el lector se dará cuenta, conocido el proceso completo de una Programación, cada uno podrá construir su propio método, según el proyecto que tenga entre manos y la experiencia adquirida.

Pero lo importante es que todos los pasos (aunque su orden pueda variar) tienen que hacerse.

ANEXO:

REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

Finalizada la elaboración del Proyecto, que habremos de revisar todas las veces que sean necesarias antes de su ejecución, es importante redactarlo en forma correcta, no solamente cuando hay que presentarlo ante alguna institución para pedir subsidios o por cualquier otro motivo.

La redacción debe ser cuidadosa en las palabras y muy concreta.

Debe ser completa en todo lo necesario, pero sin sobreabundar en palabras y conceptos (en proyectos comunes, normalmente bastan dos o tres carillas).

Cuidar los aspectos formales, como letra, tipo de papel, ortografía, etc.

Son todos elementos que colaboran en su valoración.

El estudiante observará que en la redacción del proyecto, variamos un poco el orden de los pasos de elaboración, y que sólo se consignan los datos esenciales.

La redacción puede seguir estos pasos:

1Denominación del Proyecto

2Organización Responsable

3Naturaleza del Proyecto (breve explicación del mismo)

4Localización

5Beneficiarios

6Fundamentación

7Problema, Diagnóstico,Objetivos y Metas, Estrategias

8Cronograma de Actividades y Tiempo total

9Actores plenos.

10Presupuesto

11) Otros recursos

12) Sistema de control y seguimiento

Firman los responsables del Proyecto. Lugar y fecha.

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