Curso Taller de Planificación estratégica. g- Recursos. Vulnerabilidad. Recursos

Paso 9: LOS RECURSOS

1. Conceptos previos

Ningún proyecto puede llevarse a cabo si no se cuenta con todos los recursos necesarios; o sea, los objetivos propuestos tienen que estar adecuados a los medios e instrumentos disponibles, sin los cuales sólo se tiene una declaración de buenas ideas.

Como norma general, estos recursos tienen que ser:

-eficaces como para alcanzar las metas propuestas;

-eficientes como para hacerlo con el menor costo posible en gastos, tiempo y personal

Varios son los aspectos a considerar:

1.1 Recursos humanos: sea de la propia ORG y actor pleno, sea de otras personas y entidades que se suman al proyecto (actor secundario). Cada actividad necesita el recurso humano específico y capacitado. Este rubro nos indica quiénes van a llevar a cabo el proyecto en cada uno de sus detalles. El problema de los recursos humanos ya lo tenemos resuelto en los pasos anteriores, especialmente en las Fortalezas de la FODA (Paso 6). Ahora lo completamos y revisamos en detalle.

1.2 Recursos materiales: es la provisión de insumos necesarios, y que varían de un proyecto a otro (oficinas, teléfono, fax, computadora, vehículos…)

1.3 Recursos financieros: punto crítico de tantos proyectos. Hay que prever el flujo monetario indispensable para la ejecución de cada actividad y proyecto. Cuanto más precisas son las previsiones, menos riesgos de fracasos hay. Se puede contar con recursos propios, de cuotas de socios, de donaciones, de servicios prestados a la comunidad, de subsidios, “sponsor”, etc. Es importante tener a tiempo los recursos para no frenar el proyecto, quizás en su mejor momento. Una vez distribuidas las etapas y actividades concretas, se debe asignar a cada una de ellas el correspondiente presupuesto, dentro del presupuesto global. No está de más contar para ello con el asesoramiento de especialistas (contadores, por ejemplo).

No olvidar

-de precisar la forma en que se conseguirán estos recursos y el tiempo preciso en que hay que contar con ellos. Tener en cuenta trámites burocráticos que, a menudo, retrasan la entrega de los fondos; como también requisitos legales (CUIT) o bancarios (firmas autorizadas, cuenta corriente, avales), contando también con talonarios de recibos y de facturación, etc.

-que en esta tarea de asignación de recursos, presupuestos (también para un eventual arancel de algunos ejecutores) y su control, siempre es conveniente acudir a personal especializado (contadores).

Respecto al cálculo de presupuestos y de costos, tener en cuenta lo siguiente:

Se debe especificar cada uno de los rubros, evitando las cifras globales. A ser posible, asignar los recursos por actividad. Buscar un presupuesto medio cuando hay diferencias entre uno u otro.

Tener en cuenta que hay costos directos que inmediatamente se relacionan con las tareas (comprar cierto material, por ejemplo).

Indirectos se refieren a servicios complementarios, como los de imprenta. Los Costos fijos son los que no sufren variación a corto plazo (sueldos, alquileres).

Los variables dependen del nivel de las prestaciones (luz, gas en invierno, contratación de especialistas). También hay que distinguir entre Inversiones que luego se recuperan total o parcialmente, de costos corrientes que pierden su valor una vez que el gasto se ha realizado.

1.4 Administrativos y Legales: son el conjunto de disposiciones legales y administrativas requeridas por los organismos públicos, por ejemplo, para instalar una escuela o para tener una sociedad jurídica, etc. Tener en cuenta también ciertos formularios exigidos, forma de presentación oficial, etc. Averiguar todo a tiempo.

1.5 Metodológicos: son instrumentos específicos para determinado tipo de tareas, como hacer estadísticas, hacer tareas formativas, indicadores sociales a utilizar, modelos de realización de tareas, etc. Es decir, hay formas y formas de realizar algo (por equipos, con consulta masiva, con métodos científicos y especializados, etc.)

2. En la práctica: Planilla de Presupuesto y Recursos

2.1. Planilla de Presupuesto

Se analiza el costo de los Emprendimientos o Actividades descritas (resultado de la suma del costo de cada tarea). El presupuesto total es la sumatoria de todos los parciales por actividad.

También colocamos los posibles ingresos disponibles, viendo luego la forma de solicitar ayuda (Estrategia).

ACTIVIDAD

COSTO

INGRESOS

ESTRATEGIAS

Diagnóstico de las áreas

Públicas

Etc.

50$ de papel y tinta

100 $ de fotocopias

Etc.

…………………….

TOTAL DEL

PROYECTO:

500 $

Donaciones

Hacer una carta para

pedir el dinero a los vecinos

Es importante crear conciencia en los participantes sobre la importancia de la variable económica y la necesidad de clarificar a tiempo de dónde se va a sacar el dinero.

2.2Planilla General de Recursos

En la planilla general de los Recursos, tenemos en cuenta todos los rubros, actividad por actividad, aprovechando que ya hemos realizado el presupuesto financiero y sabemos los recursos humanos. Es conveniente hacerlo tarea por tarea y luego volcar la totalidad en la planilla de Actividades.

Actividad
R. Humano

Material

Financiero
Legal
Metodológico

1. Tal

2. Cual

3. Etc.

TRABAJO PRÁCTICO 9

1Realice la planilla de Presupuesto, actividad por actividad. Haga previamente el borrador por tareas para llegar a la suma total.

2Realice la planilla de Recursos, volcando en ella todos los recursos.

3Indique la forma en que se conseguirán los recursos económicos.

Paso 10: ANÁLISIS DE LA VULNERABILIDAD DEL PROYECTO.
LOS SUPUESTOS

En este paso vamos a ver si el proyecto tiene reales posibilidades de realizarse teniendo en cuenta los supuestos o condiciones que implica el llevarlo a cabo. Este paso es, en realidad, una evaluación del proyecto en sí mismo.

Los supuestos son factores externos al control del proyecto que, sin embargo, son necesarios para su éxito. Si podemos identificar esos supuestos, también los podemos controlar.

Se analizan los supuestos necesarios para cada actividad y se analizan las consecuencias que traería su ausencia.

Cada tipo de proyecto supondrá determinados tipos de supuestos: sociales, económicos, políticos, culturales, ambientales, etc.

Por ejemplo: un proyecto agrícola supondrá tener buena tierra, o abonos, lluvias oportunas, etc. Si es alta la posibilidad de que el supuesto se realice, entonces es alto el nivel del éxito del proyecto. Y viceversa.

En muchos casos, por lo tanto, el análisis de los supuestos hará revisar el proyecto, o tal objetivo o presupuesto económico, etc. Así, podemos proyectar una actividad contando con que la gente aportará cierta cuota. Pero eso depende del supuesto de que efectivamente en el tiempo en que dure el proyecto la gente disponga de dinero, que no haya una crisis económica, etc.

En la práctica, frente a cada actividad o al proyecto en su conjunto, el equipo actor responderá a las siguientes preguntas:

-Qué supuesto o supuestos implica

-Cómo afecta a la actividad o proyecto y en qué medida (alta, media, baja)

-Qué estrategia seguir: si no se altera la actividad o proyecto, o si el proyecto debe suspenderse o requiere ciertas modificaciones.

Ejemplo:

ACTIVIDAD

SUPUESTO

POSIBILIDAD QUE

SE CUMPLA

ACCION

1Diagnóstico de las áreas Públicas.

2Aumentar la cuota

1Que la gente de información

2Que haya aumento en los ingresos de la gente.

1Alta

 

2Muy Baja

1Mantener la operación

2Desestimar la operación

TRABAJO PRÁCTICO 10

1.Realice la planilla de los Supuestos, tomando Actividad por Actividad.

2.En base a esta planilla, indique si el proyecto es viable y en qué medida.

 

 

Paso 11:CRONOGRAMA O CALENDARIO DE ACTIVIDADES.

(Gantt y PERT)

1. Explicaciones previas

1.1. Una vez que el proyecto está firme, ahora resta determinar los tiempos de su realización. No sólo hay que precisar el tiempo total del proyecto, sino el tiempo de cada actividad, dejando un margen o tiempo flotante para requerimientos coyunturales (enfermedad del ejecutor, abandonos o desgano, lluvias, fiestas, etc.)

Pero tener en cuenta que hay actividades que casi no toleran semejante holgura en el tiempo, ya que son puntos críticos que, de no realizarse a tiempo, ponen en riesgo toda la estructura montada y todo el proyecto. Un ejemplo simple: si estamos preparando un gran acto público para una fecha determinada y los encargados de buscar el salón se atrasan en su tarea, entonces no se pueden hacer las invitaciones a tiempo ni se puede organizar el acto en sí que dependerá del tipo de salón elegido, etc.

El cronograma nos permite trabajar con ritmo sostenido, logrando eficiencia y eficacia.

2.2. Para estimar el tiempo necesario, tener en cuenta el recurso humano con que se dispone: si está entrenado, si tiene hábito de trabajar a ritmo, si tiene conciencia de la organización y del valor de la planificación, etc. La experiencia nos dice que todavía estamos muy lejos de contar con gente (aún los directivos) realmente preocupada por lograr un alto rendimiento y buena calidad.

Y respecto al factor tiempo, no hace falta dar ejemplos. No hay conciencia de su valor e importancia, de allí las llegadas tardes, los retrasos en cumplir los plazos establecidos, etc.

Todo esto se va corrigiendo de a poco con formación y control, aspecto éste que nunca hay que descuidar, como lo vimos ampliamente en “Organización”.

Es decir: contar con la resistencia de la gente a trabajar con método y eficiencia.

3. Por eso, es importante, dentro del cronograma del proyecto, contar con tiempo suficiente, en todo caso abundando y no quedando muy justos.

Hay programas que no están tan atados al tiempo de realización, pero otros deben cumplir el tiempo establecido, porque, de lo contrario, toda la tarea resulta inútil o se perderían meses o un año entero. Por ejemplo, si se quiere construir una escuela, hay que tener en cuenta el calendario escolar de modo que todo esté a punto para el mes de febrero, para realizar las inscripciones de alumnos y preparar los detalles para comenzar puntualmente en marzo las clases. Al mismo tiempo, el equipo pedagógico, realiza con tranquilidad la tarea de buscar docentes, hacer la presentación ante las autoridades, etc.

2. En la práctica: Realización del Cronograma

Para todo este trabajo complejo de sincronizar actividades con tiempos, se utilizan técnicas gráficas de apoyo, que básicamente consisten en un papel grande (o sábana de papeles unidos) en el que se vuelca esquemáticamente todo el programa.

1. La técnica más conocida es el Gantt (Gantt, de la escuela clásica de organizaciones, inventó este método de gran aplicación en el trabajo en serie de las fábricas).

Un esquema simple de cronograma (tipo Gantt) es el siguiente:

Actividad

Detallada

Elementos

necesarios

Responsable

Enero

Día 5

Primera semana

Febrero

Día 6

Segunda semana

Marzo, etc

Día 7, etc.

Tercera semana

Tarea tal

Folletos

Pedro

——————–

 

———————-

Tarea cual

Etc.

Tiempo Total:

Computadora

Juan

——————–

——————–

Agregamos las columnas de elementos necesarios y del responsable para tener un mejor control.

La división del tiempo se puede hacer, según los proyectos, en meses, días o semanas.

La línea punteada indica el tiempo fijado para comenzar y terminar la tarea. Se suele utilizar una línea de color.

La línea rellena indica tarea ya realizada. Utilice otro color para esta línea.

El personal de control observa el desarrollo del cuadro y actúa en consecuencia, analizando si el proyecto se desenvuelve correctamente o si hay retrasos. Por ejemplo, en este caso, vemos que la primera actividad comienza la primera semana y debiera terminar al final de la segunda; Pedro realizó lo debido en la primera semana, pero ahora está estancado o atrasado.

La segunda actividad tenía que comenzar la segunda semana y terminar al final de la tercera y fue realizada según lo pautado por Juan, y así sucesivamente.

2. Cuando hay que coordinar diversos proyectos y actividades más complejos, se utiliza el PERT, método del camino crítico (“Programme Evaluation and Review Technique”, o sea, técnica de evaluación y revisión de un Programa)

TRABAJO PRÁCTICO 11

Realice el Cronograma de todas las Actividades (no hace falta el detalle de tareas, pero en su momento lo tendrá que hacer) utilizando cualquiera de los métodos sugeridos (Gantt o Pert). Si es suficientemente creativo, puede inventar otro estilo de Cronograma.

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