Curso Taller de Planificación estratégica. a- Conceptos generales. Benetti

CURSO-TALLER SOBRE

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PARTICIPATIVA

Lic. Santos Benetti


Utilizamos como bibliografía básica: “Planificación Participativa: Formulación de Proyectos de Desarrollo Local”, ACHV (Asociación chilena de voluntarios), Santiago de Chile; “Desarrollo Local y Planificación Comunitaria”, Manual del Facilitador, CESAP y FOCO, Venezuela; “La Práctica de la animación sociocultural”, Ezequiel Ander Egg , Buenos Aires; “Planeamiento Estratégico”, Alberto Levy, Edic. Macchi, Buenos Aires; “Gestión Integral de Programas Sociales”, CFE, Siempro, Buenos Aires. Apuntes varios del Lic. Santos Benetti, autor de este curso.

I –PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA

Y ESTRATÉGICA

1.La Planificación Participativa

1.1 Necesidad de la participación de la comunidad

a) El Desarrollo Humano implica la participación social como elemento fundamental, a fin de crear un tipo de desarrollo en el que cada persona se sienta co-responsable del destino de su comunidad. Que sea actor no solo en la ejecución de los proyectos, sino también en su diagnóstico y elaboración.

Sobre todo los problemas sociales y comunitarios exigen la participación de todos los interesados, aún los beneficiarios, para elevar su dignidad a la calidad de actores libres y responsables.

b) En este sentido, todo dirigente social que se precie de tal, debe conocer y manejar lo más adecuadamente posible este instrumento fundamental de la Planificación y Programación.

Nuestra intención no es quedarnos en los conceptos teóricos (mas o menos complicados) de la planificación, sino presentar un modelo metodológico concreto de “planificación participativa” que sirva a todos para realizar proyectos según los problemas específicos que tengan que resolver.

Presentamos un modelo de planificación suficientemente probado en muchos países, entre ellos Venezuela, Chile y Brasil, y que está dando excelentes resultados también en el nuestro.

Un modelo accesible a cualquier grupo comunitario y que sólo requiere la voluntad de seguirlo casi al pie de la letra, pues contiene todas las indicaciones para que el proyecto sea realizado con eficacia.

c) La planificación no es un fin sino un medio para que resolvamos nuestros problemas comunitarios y sociales y alcancemos un mayor índice de desarrollo humano.

La planificación participativa es una acción consciente y deliberada de una comunidad (grupo o institución) para ordenar sus esfuerzos y recursos en orden a conseguir ciertas metas.

Aunque todos constantemente planificamos aún sin darnos cuenta (como cuando hacemos una lista para ir al almacén u organizamos un día intenso de actividades), lo importante ahora es aprender a realizar todos aquellos pasos necesarios para que consigamos con éxito nuestro objetivo, tomando todas las precauciones para no equivocarnos de modo de lograr el resultado con el mínimo de insumos en dinero, tiempo y otros recursos.

Frente a la solución de un problema, no seguiremos el primer camino que se nos ocurra, sino que analizaremos todas las variables para elegir la más adecuada.

d) Los problemas sociales de la comunidad tienen, por otra parte y como es obvio, una gran complejidad que aumenta día a día. Esta complejidad impone, aún a aquellas comunidades con abundantes recursos, el instrumento clave de la organización. Sólo una comunidad organizada podrá llevar adelante sus proyectos y progresar. La experiencia de nuestro país, con inmensos recursos, pero con una deficiente organización y escasos resultados, es un bueno ejemplo de lo que no podemos seguir haciendo.

Lo contrario de la organización y de la planificación es la improvisación, es decir, responder desordenadamente ante las situaciones que aparecen. Esta improvisación nos pone ante la absoluta inseguridad de dar una solución efectiva a los problemas que vivimos. Más aún, nos hace correr serios riesgos de destrucción y angustia colectiva.

e) Aunque la planificación puede realizarse sin el concurso directo de la comunidad y de los miembros de una organización (algo más que frecuente), nosotros optamos, siempre que se pueda, por una planificación que tenga como elemento básico la mayor participación de todos los interesados y beneficiarios.

No basta, por tanto, tener un método técnicamente adecuado; es necesario que las personas que viven los problemas sean también ellas parte esencial del proceso de su propio mejoramiento y de la solución de esos problemas.

La elaboración de una Planificación Participativa, en definitiva, nos asegura que estamos sentando las bases para un desarrollo autosostenido desde abajo y con la participación del máximo de actores. Es romper con una cultura paternalista, elitista y feudal.

Impone, por tanto, una lucha larga y dura, pero perfectamente posible.

El método de Planificación Participativa supone

la intervención activa de todos los actores involucrados que,

mediante un proceso determinado,

se ponen de acuerdo sobre ciertos objetivos expresados del modo más claro posible y cuya concreción sea factible con los recursos que se disponen.

2)Planificación Estratégica

Digamos, para comenzar, que la:Planificación Estratégica, está orientada, tanto al

.incremento de la habilidad de la organización para ajustarse y adaptarse a los cambios ocurridos fuera de sí misma (entorno), como especialmente hacia la

·maximización de su capacidad para generar opciones y alternativas nuevas y creativas que lleven a la consecución de sus fines y objetivos(concepto de Alberto Levy).

Lo “estratégico” propiamente dicho tiene, por lo tanto, dos elementos claves:

a) Busca en primer lugar ubicar el problema y sus posibles soluciones dentro de un contexto general o entorno, que hoy es sumamente cambiante, por lo que la planificación no puede ser rígidamente estática o hecha “de una vez y para siempre”.

b) Surge así el segundo elemento de una planificación estratégica: buscar la mejor utilización de los propios recursos o fortalezas para dar aquella respuesta creativa e inteligente que la realidad demanda. Un buen estratega no busca ganar la batalla de cualquier forma (con grandes pérdidas de soldados, por ejemplo) sino de ganarla con el mínimo de pérdidas y con la mayor optimización de todos los recursos con que cuenta. No basta tener recursos: hay que saber utilizarlos… ¡Cuántos recursos a veces tenemos en la comunidad (en gente preparada, institutos de enseñanza, recursos naturales, tiempo libre, etc.) y qué mal que se los emplea!

Este segundo elemento de la estrategia debe combinarse armónicamente con el primero: a medida que el entorno cambia, o surgen nuevas amenazas u oportunidades, modificamos el plan y también racionamos de otra forma los recursos. Por lo tanto, siempre la planificación es una tarea creativa, no solo al comienzo, sino durante todo su proceso hasta “que se gane la batalla”, o sea, hasta que se cumplan los objetivos propuestos.

La creatividad es una herramienta que debemos cultivar: salir de ideas estereotipadas y siempre repetidas, aprender a inventar, a dejarse llevar por la imaginación, a no quedarse con la primera idea sino saber buscar otros caminos posibles hasta quedarse con el mejor.

En todo momento preguntarse:

cómo”… hacer esto o lo otro… cómo se produce este fenómeno o problema…y

para qué” establecemos esta estrategia, para qué haremos tal actividad, etc.

Saber ser críticos con nosotros mismos, escuchar otras opciones, plantearnos las objeciones o problemas que puedan surgir (antes de que surjan y nos tomen de sorpresa…) y mantenernos en estado de “permanente alerta” como un buen estratega antes y durante la batalla.

El estratega también se plantea los posibles “escenarios” de la batalla: con viento a favor, en día de lluvia, con gente enferma, que dure más de lo previsto, etc. Y de antemano tiene una posible solución para el hipotético problema que surja.

Así en la planificación no sólo tendremos en cuenta la óptima situación para que se realice nuestro proyecto, sino que sabremos analizar posibles dificultades o conflictos internos que suelen ser inevitables en una sociedad humana.

El “cómo” y “para qué” nos ayuda a discutir escenarios posibles para tener previstas las posibles y mejores respuestas.

En consecuencia, la Planificación (organización de nuestras actividades) no es una “cosa terminada” sino un Proceso integral y holístico (holos en griego significa “todo”) de un organismo social viviente, creativo, inteligente y evolutivo. Siempre es un “constructo”, algo a construir.

ESTUDIO COMPLEMENTARIO
CONCEPTOS y DEFINICIONES

1. Introducción

En nuestro curso sobre “Organización” analizamos la problemática de la organización en sí misma, como un todo orgánico que marcha hacia la consecución de sus fines. Y referimos la palabra “organización” a cualquier grupo o institución deliberadamente planificada.

Pero la organización puede ser vista también como un proceso, porque sus estructuras requieren de un accionar dinámico que la haga funcionar.

Llamamos procesos a los distintos tipos de acciones que toda ORG debe desarrollar para el cumplimiento de sus fines.

Retomando el curso sobre Organización, resumimos este proceso de la siguiente manera:

·Determinar fines, valores, objetivos y estrategias. Es la visión compartida.

·Planificar a largo y corto plazo.

·Contar con los suficientes recursos humanos y materiales.

·Tomar decisiones para ejecutar el plan y las acciones pertinentes.

·Seleccionar y capacitar a los miembros, para que actúen con eficacia y eficiencia.

·Mantener las estructuras organizativas formales en un buen nivel con adecuados canales de comunicación e información.

·Ejercer un adecuado sistema de control, supervisión y asesoramiento.

·Tener una actitud de flexibilidad para modificar convenientemente estructuras y elementos del plan, dentro del deseado grado de eficiencia.

En este curso profundizaremos en la planificación y programación de actividades, lo que incluye la búsqueda y racionalización de recursos, una tarea constante dentro de las ORGs, tanto en lo que hace a los fines y objetivos a largo plazo, como a los objetivos a corto plazo y proyectos específicos.

2. Distinciones necesarias

Teniendo en cuenta un grado decreciente de generalización, pero creciente es especificidad y concreción, debemos distinguir, para evitar confusiones:

a) Fines: constituyen la última concreción o meta a la que aspira la ORG. Es ese bien que aún no se tiene, pero al que se quiere llegar.

b) Objetivos: como lo dice la palabra “objectum”, son concreciones necesarias para ir logrando de a poco los fines. Estos objetivos tienen distintos grados de amplitud y especificación. Por eso, podemos distinguir:

b.1 Objetivos generales:son los objetivos de largo plazo, amplios y necesarios para alcanzar los fines propuestos; son como una brújula indicativa de una continua toma de decisiones y un elemento básico para aumentar la efectividad y eficiencia.

Ejemplo: si la finalidad de una ORG vecinal es buscar el bien común de determinado lugar, sus objetivos generales pueden ser generar una conciencia participativa del vecindario, promover el cuidado y la educación de los niños, etc.

b.2.Objetivos sectoriales: dentro de la ORG que tiene sus objetivos generales, cada sector o área puede tener sus propios objetivos, según las necesidades propias y el contexto en el que se mueve. Se puede sectorizar por región, por necesidades (niños de la calle, tercera edad…) o por funciones (promoción social, propaganda, capacitación, etc.).

b.3.Objetivos específicos: son los correspondientes a cada uno de los proyectos, programas o emprendimientos (En este curso profundizaremos sobre estos objetivos)

c) Metas: siempre que fuere necesario, el objetivo es dividido en varias fases con fechas de concreción. Así, la construcción de un colegio para el barrio puede tener una primera fase en que se hará el Jardín de Infantes, una segunda con la Escuela Primaria, etc. Por cierto que cada meta es organizada como proyecto. Recordar que la meta alude siempre a una fecha de terminación.

En todos los casos es muy importante fijar todo por escrito para que todos los miembros puedan tener una guía, evitar malentendidos y establecer un mayor compromiso.

3. Planificación

3.1 Entre las muchas definiciones de Planificación, podemos quedarnos con estas dos:

·Planificar es analizar las situaciones futuras consideradas factibles, determinando anticipadamente los cursos de acción más convenientes para la consecución de los distintos fines, objetivos y metas propuestos. (Pietragalla)

·Planificación es el proceso sistematizado, a través del cual es posible dar mayor eficiencia a una actividad, a fin de alcanzar en un determinado plazo los objetivos y las metas establecidos (Bordenave Carvalho).

3.2 Toda planificación comporta los siguientes elementos generales:

1.Diagnóstico que plantea el problema a resolver y las causas correspondientes, explicando una situación-problema en su contexto espacial y temporal.

2.Decisiones que se van a tomar, en forma racional. Es la elaboración de las estrategias y la programación propiamente dicha. Incluye, los objetivos del plan o proyecto, los recursos materiales y humanos necesarios, y las tareas a cumplir.

3.Realización del plan o Gestión (del latín “gestio”: “lo que se lleva a cabo, lo que se hace”). Se la efectiviza con las actividades correspondientes.

4.Control y evaluación, tanto de la confección del proyecto en sí mismo, como del proceso de su realización y de la tarea terminada.

Se trata, pues, de un proceso “lógico” que sólo es válido en la medida en que es ejecutado con responsabilidad y cierta elasticidad, y que luego examinaremos en detalle.

Aunque no existe mucha uniformidad en los términos, en general, la palabra Planificación alude al proceso de elaborar los grandes objetivos y proyectos, siendo el Plan su resultado.

El Proyecto toma una parte de ese plan y lo desarrolla, considerando especialmente la utilización racional de los recursos humanos y económicos. El desarrollo del Proyecto es llamado generalmente Programación o Programa.

En la práctica, planificación y programación se usan como sinónimos, aunque la Programación suele ser mucho más detallada, toma un aspecto del Plan y atiende especialmente a los tiempos de realización y a la utilización de los recursos.

3.3 De acuerdo con la división de fines, objetivos y etapas, también los Planes tienen diversas categorías, por ejemplo:

a) Planes generales: que definen objetivos generales y determinan metas globales y sectoriales y los recursos necesarios, implementando su concreción por toda la ORG. Sus decisiones perduran y son usadas repetidamente, siendo ésta su principal característica.

Estos planes generales marcan para toda la ORG algunos elementos constantes, como son:

a.1 Estrategias o Políticas: son normas amplias de conducta que sirven de guía a los miembros de la ORG para la conducción y consecución de todo tipo de operaciones.

Son los “criterios” según los cuales se han de hacer los proyectos y conforme a los cuales han de ajustar su conducta todos los miembros de la ORG.

Las Estrategias ayudan a mantener una actitud uniforme y coherente en todas las actividades de la ORG. Al ser “políticas definidas”, se evita repetir caso por caso los criterios de acción. O sea, evitan la arbitrariedad y la confusión, que llevan siempre a la incoherencia.

Es bueno recordar que la ORG debe hacer un debate serio sobre las estrategias a implementar; estrategias que deben corresponder a los fines y a la ideología de la ORG, pero que también deben adecuarse al “entorno social” de la organización, de modo que sean políticamente viables, oportunas y garantía de éxito para todas las programaciones de proyectos.

a.2Los Procedimientos: son la manera de llevar a cabo determinada estrategia o actividad, mediante una serie de pasos, generalmente “standarizados” o normalizados. Estos procedimientos son escritos en un “Manual de Procedimientos” para uso de todos los miembros de la ORG, cualquiera sea su rol.

Todo este punto a) corresponde, pues, al nivel estratégico de la Planificación.

Esta tarea, amplia y fundamental, es incumbencia de la alta dirección de la ORG (cuadros superiores, asambleas generales, convenciones) como responsabilidad específica de su conducción. Por medio de ella, mantiene el funcionamiento de la ORG como una unidad integrada y desarrolla las actividades para que se cumplan sus objetivos y se relacione con la sociedad.

b) Planes específicos

Cuando los planes se refieren a situaciones y usos determinados, entonces podemos hablar de planes específicos o Programas y Proyectos. Son desdoblamientos del Plan General, realizados por lo común, por los cuadros medios de la ORG.

Es el nivel táctico de la Planificación.

b.1 Los Planes Específicos o Proyectos se refieren a objetivos de mediano, corto plazo o inmediatos, o a etapas de un plan general, por ejemplo, construir una escuela dentro de una amplia planificación educativa. Su característica es la especificidad del objetivo a conseguir.

Su resultado es el Programa, última fase de la toma de decisiones, teniendo en cuenta el mejor uso de los recursos. Así se entra en el nivel operativo de la Planificación, con el soporte de todos los miembros asignados al proyecto.

Por su parte, los Programas o Planes específicos, normalmente van acompañados también ellos de un Manual de Procedimientos y de una Metodología correspondiente. Dicha metodología suele suponer ciertas técnicas específicas (por ej. de confección de material de propaganda, etc.).

En la práctica, el trabajo que vamos a realizar en este curso corresponde a un Manual de Procedimientos para un proyecto concreto.

b.2Dentro de los planes específicos, está el Plan Anual (trienal, quinquenal, etc.) de la Organización. El plan anual es importante pues tiene en cuenta un ciclo determinado de actividades, las fiestas y vacaciones, los períodos fiscales, y permite organizarse más sistemáticamente, observando de cerca ciertos elementos coyunturales previsibles (elecciones generales, eventos deportivos, etc.) que pueden alterar el desarrollo normal de los proyectos (Basta ver cómo altera el desarrollo de actividades… un simple campeonato mundial de fútbol).

En síntesis:

NIVEL

ACTOR RESPONSABLE

ELEMENTOS deL

PLANEAMIENTO

PLAZOS

Estratégico

Conducción Política

Fines y objetivos generales

Estrategias o Políticas

Procedimientos generales

Largo plazo

Táctico

Cuadros Medios

Objetivos específicos

Proyectos y Programas

Mediano y Corto plazo

Técnico

Cuadros Operativos

Procedimientos particulares

Normas e instrucciones de ejecución

Corto plazo y cotidianidad

Si seguimos el proceso de menor a mayor, vemos que los procedimientos y tareas cotidianas (nivel técnico) son medios para alcanzar proyectos específicos de mediano y corto plazo (nivel táctico); éstos son medios para los proyectos de largo plazo (nivel estratégico); y, finalmente, éstos son medios para alcanzar los fines supremos de la ORG. Es decir, hay un encadenamiento orgánico de medios a fines. Todo este esquema tiende a darle unidad y organicidad armónica a toda la ORG, su personal, sus proyectos, sus procedimientos, sus actividades y metodologías.

4. Importancia de la Planificación

4.1. Los factores que hacen a su importancia son:

·El cumplimiento de los fines y objetivos de la ORG. La planificación orienta todas las energías y actividades hacia el logro de los objetivos establecidos, evitándose así los objetivos y fines paralelos, o la desarticulación de las tareas.

·La incertidumbre y los cambios que caracterizan al futuro. La planificación permite sortear imprevistos propios de la improvisación, concede una mayor seguridad y tranquilidad en la función que se desempeña, y evita riesgos, errores y fracasos innecesarios.

·La economía. La planificación crea un esfuerzo conjunto y dirigido, que impide el individualismo y el fragmentarismo, por lo que es altamente económica en el insumo del tiempo y de los recursos humanos y materiales.

·Delegación, gestión y coordinación. La planificación facilita como en un carril la división de tareas, delegación de funciones, la gestión y la coordinación general de actividades.

·El control. Una acción bien planificada, orienta el control y facilita las tareas de supervisión y asesoramiento.

4.2. Pero la Planificación requiere también de ciertas condiciones o premisas:

a) Externas: citamos, especialmente, las políticas gubernamentales (nacionales, regionales, municipales) relacionadas con los objetivos a tratar; como también los controles y normas legales sobre distintos rubros relacionados con la organización. Hay proyectos que deben ser presentados de determinada forma, o cumpliendo ciertos requisitos; como hay tareas que tienen prefijadas indicaciones precisas (sobre fábricas, escuelas, instituciones, etc.)

Otras premisas externas dependen de la situación política, de la situación social (desempleo, pobreza…), de la composición social de la comunidad (inmigrantes…) y sentido de pertenencia, etc.

b) Internas: la más importante es la voluntad y decisión política de los miembros de la ORG, especialmente de los dirigentes, para planificar y programar.

En este sentido, en nuestros ambientes suele existir bastante resistencia a la planificación, sobre todo cuando es muy detallada. Existe todavía la cultura del tradicionalismo organizacional en que todo se hace “como siempre se hizo” y cierto culto a la improvisación y al “mas-o-menismo”, y a la llamada “conducción horizontal” en la que todos opinan, todos deciden y todos ejecutan, con enormes pérdidas de tiempo y energías, y dentro de un cierto desorden generalizado al que mal se llama “participación comunitaria”.

En consecuencia, existe resistencia a actuar por la vía de la racionalidad, de la eficacia y de la eficiencia, y miedo a ser controlados en lo que se hace y en cómo se lo hace.

Todo esto supone una tarea de socialización y educación de todos los miembros de la ORG para que no sólo trabajen, sino para que lo hagan con lo mejor de sí mismos y con los mejores medios para lograr los resultados

Otra premisa interna es la existencia de una estructura organizativa de la ORG (aspectos gerenciales y administrativos) y la posibilidad real de contar con los recursos necesarios.

4.3. Coordinación

Ya nos referimos a este tema en el curso de “Organización”. Sinteticemos las ideas principales.

La Coordinación alude al empalme armónico de proyectos, personas, tiempos y actividades, lográndose un buen nivel de armonía. En las ORGs relativamente grandes o con muchos proyectos, es importante armonizar los diferentes planes, confrontando uno con otro para que encajen en un todo integrado y balanceado en tiempos, personal y costos.

Es fácil darse cuenta de los resultados de la falta de coordinación, tan frecuentes en nuestras ORGs: las mismas personas asignadas a proyectos distintos (con el resultado de que no pueden cumplir bien con ninguna tarea) de modo que unas resultan recargadas y otras deambulan por falta de tareas; los mismos tiempos y/o locales asignados a proyectos distintos, y otros tiempos y locales totalmente “vacíos”. La agenda se llena de actividades incompatibles, por ejemplo, durante un día, sin la correcta distribución en los otros. Finalmente, los recursos son asignados en forma generosa a unos proyectos y se deja a otros, quizás más importantes, sin lo mínimo necesario.

El único remedio a estos males es “deliberadamente” realizar una tarea de coordinación, tarea que puede estar a cargo de un equipo especial, pero que siempre es responsabilidad directa de la Conducción. Para esto se utilizan diversas técnicas de cronogramas, como veremos después.

Todo ello acompañado por un nivel eficiente de comunicación, información y control (todos temas ya desarrollados en “Organización”).

Al respecto y como cierre de estos conceptos generales que aluden a la importancia de una planificación y programación lo más racionales posibles, citamos un viejo texto de Benjamín Franklin, que por algo fue el inventor del pararrayos:

“Por un clavo se perdió la herradura;

por la herradura se perdió un caballo;

por el caballo se perdió el jinete;

por el jinete se perdió la batalla y

por la batalla se perdió el reino.

Todo por culpa de un clavo de una herradura.”

En síntesis:la planificación alude a la importancia de todo y de cada detalle. Ese detalle descuidado puede ser la causa de un fracaso.

5. Gestión

La Gestión de un Plan o Proyecto se refiere específicamente a la realización de la planificación, con la cual está íntimamente ligada. La Gestión enfrenta la realidad, o sea, la acción concreta que permite modificar la situación planteada siguiendo los pasos pre-gramados.

La Gestión debe contar con estos elementos:

·La estructura organizativa (fines, objetivos, estrategias, conducción, trabajo en equipo, etc.)

·Los procesos decisorios orgánicos e individuales

·Los recursos completos de la ORG para cumplir el programa (recursos humanos, financieros, tecnológicos, de poder, etc.)

La Gestión también enfrenta las adversidades que presenta la realidad y se mueve entre los requerimientos del plan y las necesidades circunstanciales.

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