Cómo organizar sus Reuniones y la Agenda personal. S Benetti

 COMO ORGANIZAR SUS REUNIONES  

Y   LA AGENDA PERSONAL

Lic Santos Benetti

 I  –  PREPARACIÓN  Y  CONDUCCIÓN DE REUNIONES

Las reuniones son el instrumento más comúnmente utilizado en las Organizaciones y grupos, sea para planificar, organizar, evaluar, analizar temas, preparar encuentros, etc.

La experiencia nos dice que muy pocas reuniones son realmente productivas, al menos en la medida que debieran serlo. Consideradas casi como una rutina “fácil”, se descuida totalmente su preparación y terminan siendo un elemento de cansancio y hartazgo.

De allí la importancia de preparar convenientemente las reuniones, con lo cual, no sólo se evita perder tiempo, sino que se consigue dinamizar la marcha de nuestra ORG.

a) Preparación de la Reunión

Algunos aspectos importantes a considerar son:

a1. Clarificación del encuadre, que comprende definir:

  • Los objetivos de la reunión (para qué nos reunimos). Es mejor no reunirse si esto no se tiene en claro. Las reuniones no son una rutina: son una necesidad y un medio.
  • Las técnicas que se prevé utilizar en función de los objetivos (exposición, trabajo en grupos, análisis de casos, etc.)
  • El tiempo disponible para la reunión, de modo que todos los temas puedan ser tratados cumplidamente. Muy frecuentemente hay exceso de temas para el tiempo disponible, de modo que se dejan temas sin tratar o se lo hace superficialmente.
  • Encuadre de espacio y horario de inicio y de terminación. Ser estrictos en la puntualidad.

a2. Composición del grupo (salvo que sea un grupo de rutina):

  • Número de participantes (adecuar el local)
  • Características de los mismos (edad, sexo, profesión, experiencia, etc.)
  • Presencia de personas con nivel jerárquico

En función de estos aspectos: ajustar actividades, tiempo y espacio.

a3. Adelanto de los temas o agenda a tratar

Lo ideal es entregar la agenda antes de la reunión para que los participantes vengan mejor ubicados e incluso puedan “prepararse” para los temas a desarrollar. Es importante:

  • Proporcionar el objetivo de la reunión y los datos fundamentales

Indicar pautas si fuere necesario (especialmente si se discutirán temas o resolverán conflictos), lanzar algunas cuestiones o preguntas preparatorias, o enviar un documento borrador de trabajo.

b) Conducción de la reunión : Al Coordinador le corresponde:

  • Invitar a los participantes a que se presenten (si es necesario) en forma breve y concisa.
  • Presentarse a sí mismo y las funciones que desempeñará en la reunión. El coordinador debe coordinar, necesitando un secretario que vaya tomando notas y haciendo resúmenes de tanto en tanto, y un resumen final. Coordinador y secretario deben funcionar como un equipo perfectamente sincronizado.
  • El coordinador debe ser por lo general una persona neutral, que dé participación y coordine el debate, pero que no tenga autoridad especial ni palabra definitoria, a fin de preservarse la libertad de todos a hablar y la libertad del o los líderes a opinar. En reuniones de juntas directivas, si coordina el presidente, debe dejar en claro cuando habla si lo hace como coordinador o como autoridad o como una opinión más. En reuniones que se ven muy difíciles y de fuerte discusión, siempre es recomendable un coordinador neutral o, en su defecto, el mismo secretario.
  • Explicitar el encuadre: objetivos, momentos y técnicas previstas, tiempo disponible, modo de evaluación.
  • Animar las distintas actividades programadas con la suficiente flexibilidad para adecuarlas al desarrollo de la reunión.
  • Realizar el cierre de la reunión (algo muy descuidado): que puede ser una síntesis y/o evaluación de la misma. Una reunión no termina porque la gente se va o a medida que los participantes se van yendo, sino que supone un tiempo especial de cierre, y este es el tiempo más importante de la reunión porque significa el producto que se ha elaborado durante el tiempo de la reunión.

Una reunión de trabajo supone que se trabajó para algo, y ese algo debe ser concreto y bien visualizado, de modo que en la próxima reunión se pueda evaluar si se cumplió lo propuesto, si hubo seguimiento y control, etc.

Por lo tanto, no alargar el tiempo del debate y de las exposiciones para que el cierre de elaboración conjunta tenga todo el tiempo necesario. Se supone que el debate previo es un simple medio para lograr un resultado común y concreto.

Anunciar la próxima reunión (si hubiere caso) y la agenda correspondiente.

c) Malas reuniones: defectos más comunes

  • Falta de objetivo claro y preciso. La gente no sabe a ciencia cierta para qué es la reunión o cada uno tiene un objetivo distinto.
  • Falta de orden del día, de modo que los temas van saliendo sobre la marcha en desorden y sin criterio alguno.
  • Falta de preparación en ciertos temas que requieren un tratamiento especial, de modo que el grupo no avanza y tiene la sensación de estar perdiendo el tiempo.
  • No se resuelve tema por tema, sino que se suman las intervenciones sin que se llegue a nada concreto. La reunión se transforma en una pista de oratoria.
  • Los participantes se van por las ramas, no respetan el tema que se trata (son impertinentes) y cada uno tiene premura en decir lo suyo sin atender a lo que se está proponiendo. Hasta hay participantes que se retiran una vez que hicieron uso de la palabra.
  • No hay cierrre de temas ni de reuniones, que se transforman en un puro debate o exposiciones sin llegarse a conclusión alguna. Siempre es preferible llegar a un punto concreto que no abundar en exposiciones que dejan todo como al principio.
  • No se utilizan otros recursos además de los verbales, como por ejemplo: un pizarrón para anotar ideas o propuestas y para buscar coincidencias; material escrito previamente; estadísticas o discursos que pueden ser leídos previamente por cada uno, etc.
  • El coordinador hace varias tareas al mismo tiempo: coordina al grupo, hace de secretario, saca conclusiones y decide estrategias, etc.

El coordinador es al mismo tiempo líder del grupo, de modo que cuando habla no queda claro si habla como coordinador, como líder o como un miembro más.

EJERCICIOS

  1. Evalúe las reuniones de su ORG: muy buenas, buenas, regulares, malas. Puede distinguir las reuniones de alto nivel y las normales de su departamento o equipo.
  1. Si son regulares o malas: señale las causas y defectos más comunes. Puede seguir el listado del punto c).
  1. Sugerencias para dinamizar las reuniones de su ORG y equipo o departamento.

 II –  LA  AGENDA, ORGANIZACIÓN  COTIDIANA

* Resumimos ideas recogidas en “Las Instituciones Educativas. Cara y Ceca” con algunos arreglos e ideas personales.

No podemos olvidar la importancia de la micro-organización personal que es la agenda, palabra latina que significa: “lo que debe hacerse, las cosas que deben ser hechas”.

La experiencia nos dice lo poco que aprovechamos este instrumento tan simple para organizarnos nosotros, para coordinar nuestras actividades y para no dejar nuestras bellas ideas y grandes planeamientos librados a la memoria, a los famosos “papelitos” con que llenamos los bolsillos, a hojas sueltas en las que apuntamos desordenadamente lo que debemos hacer, para olvidarnos después “donde lo hemos anotado” o “en qué lugar dejamos esa hojita”.

a) Para la confección de la Agenda, tener en cuenta ciertas jerarquías de tareas:

– Primero: las previstas y las imprevistas.

– Segundo: las urgentes e importantes; las importantes no urgentes; las tareas sin importancia.

– En todos los casos: pueden ser tareas que sólo uno mismo puede llevarlas a cabo, o que pueden ser delegadas.

– En todos los casos: hay tareas que pueden insumir todo el tiempo y que desplazan cualquier otro tipo de actividad.

Este planteo nos dice que hacer la agenda no consiste en anotar “un montón de tareas que tenemos que hacer” sino en organizar el día, la semana y el mes con una metodología “similar” a la de la macro-organización que debe verse reflejada en ella.

La Agenda es un instrumento personal para acostumbrarnos a planificar nuestras actividades, reflexionar y tomar decisiones.

Por lo tanto, antes de escribir las actividades agendables, reflexionar:

  • a qué actividad le daremos prioridad
  • qué actividad privilegiamos en la realidad
  • qué actividad descuidamos
  • qué actividades están ausentes de nuestra cotidianidad
  • si hacemos todo lo que nos proponemos
  • si hay cosas que siempre nos quedan en el tintero, y por qué
  • cómo mejorar nuestro uso del tiempo (recurso fundamental) para mejorar nuestra gestión, descansar, coordinar mejor las tareas, perder menos tiempo, descansar, etc.

b) Reacomodar la Agenda supone:

  • una toma de distancia de nuestras prácticas cotidianas (para que “no nos invadan” y llenen de ansiedad) y una “anticipación” de lo que podrían ser prácticas futuras;
  • un trabajo de articulación entre nuestro “discurso” y nuestra praxis, y un acrecentamiento de la coherencia entre ambos;
  • un descubrir los límites que tenemos como actores y los límites que ponemos a nuestra acción (asumir que no somos omnipotentes, pero también que a menudo hacemos mucho menos de lo posible)
  • un preguntarnos sobre las “repeticiones” y rutinas a las que nos acostumbramos, pero también sobre nuestra capacidad creativa que puede crear actos novedosos e interesantes;
  • una toma de conciencia de la manera que tenemos de conducir, gestionar y evaluar, y de nuestro estilo de trabajo (ordenado, desordenado, metódico, improvisado, detallista, absorbente…)

O sea, la Agenda, como todo proyecto, es una representación de nuestro rol de actores que participamos de la ORG y de la comunidad, asumiendo determinadas funciones y tareas.

La Agenda da cuenta, no solo de lo que tenemos que hacer, sino de la forma en que lo haremos.

c) Tarea:

– planifique sus actividades y vuélquelas en su Agenda;

– haga un listado de todas sus actividades, funciones y obligaciones, y vea si están presentes en su  Agenda; haga en su Agenda las correcciones del caso;

– Con la Agenda a la vista, hágase estas preguntas:

¿Qué actividad o función está “sobredimensionada”?

¿Cuál está devaluada?

¿Cuál está menos atendida u olvidada?

¿Cuáles le preocupan más?

Nota importante:

  • No olvide su Agenda. Es una buena compañía
  • No olvide de leer su Agenda. Es una buena consejera.

EJERCICIO

Haga su agenda de acuerdo a las indicaciones dadas. Sea muy preciso sin dejar detalle afuera, siguiendo paso a paso las sugerencias que hemos dado.

 

 

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