Cómo comunicarse con efectividad

CÓMO COMUNICARSE CON EFECTIVIDAD

Sin importar tu edad, tu entorno o tu experiencia, la comunicación eficaz es una habilidad que puedes aprender. Los líderes más grandes de todos los tiempos también son comunicadores y oradores. De hecho, las comunicaciones son uno de los títulos universitarios más populares actualmente. Las personas reconocen el valor de un comunicador verdaderamente eficiente. Con un poco de seguridad y conocimiento de los aspectos básicos, podrás hacerte entender en muy poco tiempo.

Crear el entorno adecuado

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Elige el momento adecuado. Tal como lo dice el cliché, hay tiempo y lugar para todo, y la comunicación no es diferente.

Evita comenzar debates acerca de temas fuertes tarde en la noche. Pocas personas se sentirán entusiasmadas por tratar temas importantes tales como las finanzas o planificación a gran escala cuando están muy cansadas. En lugar de eso, envía mensajes y organiza debates acerca de estos temas en la mañana o en la tarde, cuando todos estén atentos, disponibles y con mayor probabilidad de responder con claridad.

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Facilita una conversación abierta e íntima. Elige el lugar adecuado, uno que proporcione libertad para que la comunicación se abra, florezca y madure. Si necesitas decirle a alguien algo que no será bien recibido (como la noticia de una muerte o una ruptura), no lo hagas en público, cerca de colegas o de otras personas. Sé respetuoso y considerado con la persona al comunicárselo en un lugar privado. Esto también le brindará el espacio para hacer que el diálogo se haga más amplio y evolucione en una comprensión mutua, además de que asegura que la interacción funcione de la manera correcta.

Si vas a realizar una presentación frente a un grupo de personas, asegúrate de revisar la acústica con anticipación y practica proyectando tu voz con claridad. Si es necesario, utiliza un micrófono para asegurarte de que tu público pueda oírte.

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Elimina las distracciones. Apaga todos los dispositivos electrónicos que puedan interrumpir la conversación. Si el teléfono suena, ríete en un primer momento, luego apágalo de inmediato y sigue hablando. No permitas que las distracciones externas interrumpan tu concentración. Te distraerán tanto a ti como a tu oyente y acabará definitivamente con la comunicación.

Organizar tus comunicaciones

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Organiza y aclara las ideas en tu mente. Debes hacerlo ante de tratar de comunicar alguna idea. Si te apasiona un tema y aún no has abordado algunos puntos clave necesarios para la comunicación, tus ideas podrían sonar confusas. Estos puntos clave actúan como anclas, dándole la concentración y la claridad a tu discurso.

Una buena regla general es elegir tres puntos principales y mantener tu discurso centrado en ellos. De esa manera, si el tema se sale de curso, podrás volver a uno o más de estos puntos clave sin sentirte confundido. Si se da el caso, también puede ser útil anotar dichos puntos.

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Sé muy claro. Desde el principio, deja en claro que quieres transmitir una información. Por ejemplo, tu objetivo podría ser informar a los demás, obtener información o iniciar una acción. Si las personas saben con anticipación lo que esperas de la comunicación, las cosas fluirán sin problemas.

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No te salgas del tema. Una vez que comiences a transmitir los tres puntos principales, asegúrate de que todo lo que digas pertenezca al mensaje que tratas de comunicar y de que lo refuerce. Si ya has pensado en los temas y condensado los aspectos esenciales, es probable que las frases pertinentes lleguen a tu mente. No tengas miedo de utilizarlos para subrayas tus puntos. Incluso los oradores confiados y famosos vuelven a utilizar sus líneas clave una y otra vez para enfatizar y reforzar su discurso. No olvides mantener el mensaje general en un nivel claro y directo.

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Agradece a tu oyente. Agradece a la persona o grupo por el tiempo dedicado a escucharte y a responder. Sin importar el resultado de tu comunicación, incluso si la respuesta a tu charla o discusión no fue la que esperabas, finalízala cortésmente al respetar adecuadamente los comentarios y el tiempo de todos. 

Comunicar mediante el discurso

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Haz que tu oyente se sienta cómodo. Hazlo antes de iniciar la conversación o la presentación. En ocasiones, puede ser útil comenzar con una anécdota favorita. Esto le ayudará al oyente a identificarse contigo como alguien que se comporta de la misma manera que él y que tiene las mismas preocupaciones cotidianas.

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Articula bien tus palabras. Es importante transmitir tu mensaje con claridad y sin ambigüedad de modo que esté llegue de una manera comprensible para todos los oyentes. Las personas recordarán tus palabras porque entenderán al instante lo que dices. Para esto, deberás transmitirlas de una manera clara y simple en lugar de utilizar frases más complejas.

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Pronuncia con claridad. Habla a un volumen que permita que todos te escuchen y que no dé la impresión de ser demasiado tranquila o fuera de contexto. Ten especial cuidado en pronunciar correctamente los puntos clave para evitar cualquier clase de malentendido. Si balbucear es un hábito defensivo que empleas debido a que caes presa del miedo a la comunicación, practica tu mensaje en casa en frente del espejo. En ocasiones, es mejor hablar acerca de lo que quieres comunicar con aquellos con los que te sientes cómodo. Este paso se solidifica el mensaje en tu propia mente. Sé consciente de que cualquier práctica o perfeccionamiento de tu expresión te ayudará a desarrollar la confianza.

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Escucha con atención y asegúrate de que tus expresiones faciales reflejen tu interés. Escucha activamente. Recuerda que la comunicación es una calle de dos vías y que mientras hablas, no aprendes. Al escuchar activamente, podrás determinar la cantidad de tu mensaje que llega hasta tu oyente y si lo recibe de la manera correcta o si es necesario modificarlo. Si tu público parece confundido, a menudo es útil pedirle que reformule parte de lo que has dicho utilizando sus propias palabras. Esto puede ayudarte a identificar y corregir los puntos de vista incorrectos acerca de lo que intentabas comunicar.

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Haz que tu voz suene interesante. Una voz monótona no es agradable para el oído, así que los buenos comunicadores emplean diversos tonos para mejorar la comunicación. Norma Michael recomienda[1] that you:

Eleva el tono y el volumen de tu voz cuando hagas la transición de un tema o punto a otro.

Incrementa tu volumen y reduce la velocidad cada vez que toques un punto especial o hagas un resumen.

Habla rápidamente, pero haz una pausa para enfatizar las palabras clave al momento de solicitar una acción.

Comunicarte con el lenguaje corporal

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Reconoce a las personas. Claro, es probable que no conozcas a las personas del público o a ese amigo nuevo en tu grupo, pero ellos asienten a lo que dices y al mismo tiempo te observan intencionalmente. Esto significa que están conectados contigo. ¡Así que recompénsalos con tu reconocimiento!

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Asimismo, sé claro e inequívoco con tu lenguaje corporal. Emplea las expresiones faciales de manera consciente. Esfuérzate por reflejar la pasión y general empatía en el oyente al utilizar expresiones faciales suaves, agradables y conscientes. Evita las expresiones faciales negativas, tales como fruncir el ceño o levantar las cejas. Lo que es negativo o no dependerá del contexto en el que te encuentres, en especial si hablamos del contexto cultural, así que básate en tu situación.

Identifica rápidamente el comportamiento inesperado que sugiera una colisión de culturas, tales como un puño cerrado, una postura encorvada o incluso el silencio.[2]Si no conoces muy bien la cultura, haz preguntas acerca de los retos de la comunicación que puedas afrontar antes de comenzar a hablar con las personas dentro de un contexto cultural poco familiar.

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Comunícate mirando a los ojos del oyente. El contacto visual desarrolla las relaciones, ayuda a convencer a las personas de que eres digno de confianza y demuestra interés. Durante una conversación o presentación, es importante mirar a la otra persona a los ojos y mantener el contacto durante un periodo de tiempo razonable. Sin embargo, ten cuidado de no exagerar. Utiliza el contacto visual dentro de lo natural, alrededor de 2 a 4 segundos a la vez.[3]

  • No olvides involucrar a todo tu público. Si hablas frente a una Junta, mira a los ojos a cada miembro de la misma. No mirar a uno de ellos puede considerarse fácilmente como una señal de ofensa y podría hacerte perder el negocio, la admisión, el éxito o lo que sea que quieras lograr.
  • Si hablas frente a un público, haz una pausa y haz contacto visual con un miembro por hasta dos segundos antes de reanudar tu presentación. Esto les ayuda a los miembros individuales del público a sentirse valorados a un nivel personal.
  • Ten en cuenta que el contacto visual es culturalmente obligatorio. En algunas culturas, se le considera perturbador o inapropiado. Pregunta acerca de este punto en particular o investiga con anticipación.

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Emplea la respiración y las pausas a tu conveniencia. Existe un poder en las pausas. Simon Reynolds afirma que hacer pausas hace que el público se incline y escuche. Te ayuda a enfatizar tus puntos y le da al oyente el tiempo para asimilar lo expuesto. También ayuda a hacer que tu comunicación se entienda como algo más convincente y hace de tu discurso más sencillo de absorber y cómodo.[4]

  • Respira profundamente para estabilizarte antes de comenzar a comunicarte.
  • Acostúmbrate a respirar de manera sólida y regular durante una conversación. Esto te ayudará a mantener una voz firme y calmada, y también te ayudará a permanecer relajado.
  • Emplea las pausas para tomar un respiro entre tu discurso.

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Piensa en cómo se interpretan tus gestos. Utiliza los gestos con las manos de manera cuidadosa. Sé consciente de lo que tus manos dicen mientras hablas. Algunos gestos con las manos pueden ser muy eficaces para resaltar tus puntos (gestos abiertos), mientras que los demás pueden ser una distracción o incluso ofensivos para algunos oyentes y tienden a cerrar la conversación o el acto de escucha (gestos cerrados). También es útil observar los gestos de las manos de otro orador para ver cómo los interpretas. Emula los que te parezcan eficaces y cautivadores. Ten en cuenta que los gestos más efectivos son los naturales, lentos y enfáticos.

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Mantén el control en tus otras señales corporales. Presta atención a tu vista errante, a tus manos recogiendo pelusas de tu ropa, a tu respiración constante, a tus movimientos y así sucesivamente. Estos gestos pequeños se suman y disminuyen la efectividad de tu mensaje.

  • Pídele a alguien que grabe tu charla y luego tómate el tiempo para revisar tu discurso en avance rápido. Cualquier gesto repetitivo o hábito inconsciente sobresaldrá como un pulgar dolorido y será algo cómico. Una vez que hayas detectado este comportamiento, será más fácil modificar tu lenguaje corporal no intencionado y controlar su reaparición.

Comunicarte de manera eficaz durante un conflicto

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Colócate al nivel de tu oyente. No te pongas por encima de la otra persona. Hacerlo crea una lucha de poder y lleva el conflicto a otro nivel. Si tu oyente está sentado, siéntate con él.

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Escucha a la otra persona. Deja que diga cómo se siente. Espera hasta que haya terminado de hablar por completo antes de comenzar tu turno.

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Habla con una voz calmada. No grites y hagas acusaciones acerca de la otra persona o de sus acciones.

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Hazle saber que has escuchado su punto de vista y que entiendes su opinión.Tómate el tiempo de hacer afirmaciones tales como “Si he comprendido bien, dices que…”.

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No trates de terminar la discusión a toda costa. Si la persona sale de la habitación, no la sigas. Deja que lo haga y que regrese cuando esté más tranquila y lista para hablar.

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No trates de tener la última palabra. Una vez más, esto podría llevar a una lucha de poder que se intensifique y no termine nunca. En ocasiones, deberás aceptar que no estás de acuerdo para seguir adelante.

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Emplea mensajes en primera persona. Cuando expreses tus inquietudes, intenta comenzar tus frases con la primera persona y afirma claramente cómo te hacen sentír sus acciones. Esto hará que la otra persona sea más receptiva a tus quejas y más empática. Por ejemplo, en lugar de decir “Eres descuidado y eso me molesta”, di “Siento que los diferentes niveles de desorganización pueden ser un problema para nosotros. La desorganización es algo que parece entrar en mi mente y limitar lo que siento que puedo hacer. Para ser honesto, parece inquietarme más de lo que probablemente debería”.

Consejos

  • Ten cuidado con el humor. Si bien un poco de humor incorporado en la conversación puede ser muy eficaz, no lo lleves demasiado lejos ni te bases en él para cubrir las cosas difíciles de decir. Si te ríes y bromeas constantemente, no tomarán en serio lo que digas.
  • Si das una presentación ante un grupo o un público, prepárate para abordar las preguntas difíciles a fin de evitar que te tomen por sorpresa y te sientas nervioso. Para mantener la comunicación efectiva, Michael Brown recomienda una regla para abordar las preguntas difíciles dentro de un grupo o de un público. Él sugiere que escuches en nombre de todos los asistentes, que hagas preguntas y que repitas el tema. Comparte la respuesta con todos; es decir, mueve los ojos desde el que hizo la interrogante en dirección hacia todos los presentes con la finalidad de que todos “conozcan la respuesta”. Aprovecha la respuesta compartida para seguir adelante y cambiar la dirección de tu discurso.[5]
  • No te quejes ni ruegues. Ninguna de estas acciones podrá infundir el respeto o el interés. Si estás muy molesto, excúsate y retoma la discusión después, cuando hayas tenido una oportunidad para reflexionar.
  • No divagues. Hacerlo impedirá que entiendan o tomen en serio tu mensaje.
  • Busca en Internet ejemplos de grandes oradores en acción. Evalúa a algunas de las charlas de TED más vistas. Existen muchos modelos a seguir a los que puedes acceder instantáneamente mediante videos en línea. ¡Trátalos como tus “entrenadores personales en comunicación”!

Referencias

  • Algunos elementos de este artículo se obtuvieron de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés), Effective Communication: An Independent Study, diciembre del 2005, en un documento PDF, descárgalo haciendo clic aquí, una fuente de información de dominio público propiedad del gobierno de los Estados Unidos.
  • Center for Nonverbal Studies, (http://center-for-nonverbal-studies.org/CN), una organización dedicada al estudio de todas las formas de comunicación no verbal; aquí encontrarás una explicación completa de las diferentes formas de comunicación no verbal.
  1. Norma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5

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